秘书处

运行模式

    秘书处负责协作网活动的日常管理，支持工作组和管理委员会的工作。设在中国西北农林科技大学的秘书处由 “协作网协调员”（一位兼职成员和一位专职管理者）负责，并设有一名全职管理人员。英国东安哥拉大学的秘书处，由另一名协作网协调员（一位兼职高级工作人员）负责。两个秘书处将通过电子邮件及频繁的通信协调协作网的日常事务。必要的少量互访有助于处理复杂问题。两个秘书处将共同承担责任并向管理委员会报告。

主要任务

    秘书处的职责如下：
-项目管理
    协作工作组查找并分析存在的问题；
    制定并管理协作网的工作计划。工作计划将确定协作网的总体目标、主要活动、重要事件、（每个工作组的）预期成果和所需资源。
    根据工作计划和预期重大成果进行跟踪并报告取得的进展；
    给管理委员会递交半年度工作报告，说明各工作组完成年度工作计划的情况；
    起草年度工作报告，总结协作网年度计划的完成情况，并向管理委员会汇报。在管理委员会通过后，提供给协作网的相关方传阅；
    为协作网寻求并争取可能的项目资金支持；
    在工作组和其他适当组织的支持下起草各类文件（包括报告、推荐和项目建议书），提交给工作组和管理委员会。
    和工作组组长和成员共同向其它公共和私人部门争取对工作组活动的额外资金支持。
-预算管理
    监查管理管理委员会、工作组和秘书处的经费预算；
    向管理委员会和融资机构递交半年预算报告，每季度向英国环境、食品和乡村事务部和中国农业部递交国际可持续发展基金（ISDF）进展报告；
    向管理委员会和工作组成员提供有关融资机会的信息；
    促进利益相关者的参加和交流；
    向利益相关者咨询，鼓励他们的参与，从而确保管理委员会和工作组能够获得更广泛的专业支持；
    建立并维护利益相关者组成的网络，促进中英双方的潜在合伙伙伴（个人及组织）的参与，包括与其它相关网络和国际组织建立联系。
    组织研讨会及其他活动；
    制作及维护协作网的网站，发布新闻通讯、向利益相关者提供协作网有关活动和工作的相关信息；
    向对中英农业合作感兴趣的利益相关者提供信息和意见，包括文化方面和语言方面 。
协调与支持
    组织会议、研讨会，并未管理委员会和工作组成员进行考察活动（由年度工作计划确定）以及开展可持续对话框架下的中英可持续农业和渔业联合工作计划的相关活动提供便利；
    确保各工作组了解相互的工作进展。秘书处协调员将参加工作组的所有年度会议，并把会议记录传达给其它工作组的成员。 
-长期发展
    与利益相关者和工作组合作， 共同寻求协作网所涉及领域内的中英合新需求和新机会；
与主要利益相关者确定合作项目，寻求秘书处及协作网长期运行的资金来源。

                                        产 出
    秘书处支持管理委员会和工作组的工作，确保协作网的顺利运行。秘书处将通过以下工作来实现这一目标：
    对管理委员会和工作组的有效日常支持；
    组织并协助管理委员会会议和工作组的会议；
    与工作组组长及成员共同确定工作重点，并针对工作重点，筹备并实施项目；
    为协作网项目制定融资方案；
    在管理委员会的指导和工作组的支持下，起草协作网年度工作计划。工作计划将确定协作网的总体目标、主要活动、重大事件和（每个工作组的）预期成果以及所需的资源；
    建立和维护双语网页，宣传协作网并推广研究成果；
    起草年度或季度新闻通讯，通过合适的途径向受众推广；
    在工作组的支持下，向管理委员会递交年度及半年工作进展报告；
    进行有效的预算管理，包括监督协作网的财政运行，向管理委员会、工作组组长以及融资机构提交半年度财务报告。

                                  报 告
    两个秘书处共同向管理委员会和工作组进行报告。所有向管理委员会和工作组提交的报告及发布的公共信息需得到两个秘书处的协调员一致同意。此外，两个秘书处将在四个工作组的支持下向管理机构提交报告。两位协作网协调员要及时向管理机构报告任何可能阻碍协作网征程运行的情况。